Aplikasi ERP

July 12, 2007 at 9:59 am (Information Technology)

LATAR BELAKANG

Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang secara de facto adalah
aplikasi yang dapat mendukung transaksi atau operasi sehari-hari
yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya sebuah perusahaan, seperti dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas.

Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-sistem yaitu sistem Financial,
sistem Distribusi, sistem Manufaktur, sistem Maintenance dan sistem
Human Resource.

Untuk mengetahui bagaimana sistem ERP dapat membantu sistem operasi bisnis kita, mari kita perhatikan suatu kasus kecil seperti di bawah ini:

Katakanlah kita menerima order untuk 100 unit Produk A. Sistem ERP
akan membantu kita menghitung berapa yang dapat diproduksi
berdasarkan segala keterbatasan sumber daya yang ada pada kita saat ini. Apabila sumber daya tersebut tidak mencukupi, sistem ERP dapat menghitung berapa lagi sumberdaya yang diperlukan, sekaligus membantu kita dalam proses pengadaannya. Ketika hendak mendistribusikan hasil produksi, sistem ERP juga dapat menentukan cara pemuatan dan pengangkutan yang optimal kepada tujuan
yang ditentukan pelanggan. Dalam proses ini, tentunya segala aspek
yang berhubungan dengan keuangan akan tercatat dalam sistem ERP tersebut termasuk menghitung berapa biaya produksi dari 100 unit
tersebut.

Dapat kita lihat bahwa data atau transaksi yang dicatat pada satu
fungsi/bagian sering digunakan oleh fungsi/bagian yang lain.
Misalnya daftar produk bisa dipakai oleh bagian pembelian, bagian
perbekalan, bagian produksi, bagian gudang, bagian pengangkutan,
bagian keuangan dan sebagainya. Oleh karena itu, unsur ‘integrasi’
itu sangat penting dan merupakan tantangan besar bagi vendor vendor sistem ERP.

Pada prinsipnya, dengan sistem ERP sebuah industri dapat dijalankan
secara optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya operasional yang
tidak efisien seperti biaya inventory (slow moving part, dll.), biaya kerugian akibat ‘machine fault’ dll. Dinegara-negara maju yang sudah didukung oleh infrastruktur yang memadaipun, mereka sudah dapat menerapkan konsep JIT (Just-In-Time) . Di sini, segala sumberdaya untuk produksi benar-benar disediakan hanya pada saat diperlukan (fast moving). Termasuk juga penyedian suku cadang untuk maintenance, jadwal perbaikan (service) untuk mencegah terjadinya
machine fault, inventory, dsb.

Bagi industri yang memerlukan efisiensi dan komputerisasi dari segi
penjualan, maka ada tambahan bagi konsep ERP yang bernama Sales Force Automation (SFA). Sistem ini merupakan suatu bagian
penting dari suatu rantai pengadaan (Supply Chain) ERP. Pada
dasarnya, Sales yang dilengkapi dengan SFA dapat bekerja lebih
efisien karena semua informasi mengenai suatu pelanggan atau
produk yang dipasarkan ada di databasenya.

Khusus untuk industri yang bersifat assemble-to- order atau make-to-
order seperti industri pesawat, perkapalan, automobil, truk dan
industri berat lainnya, sistem ERP dapat juga dilengkapi dengan
Sales Configuration System (SCS). Dengan SCS, Sales dapat memberikan penawaran serta proposal yang dilengkapi dengan gambar, spesifikasi, harga berdasarkan keinginan/pesanan pelanggan. Misalnya saja seorang calon pelanggan menelpon untuk mendapatkan tawaran sebuah mobil dengan berbagai kombinasi yang mencakup warna biru, roda racing, mesin V6 dengan spoiler sport dan lain-lain. Dengan SCS, Sales dapat menberikan harga mobil dengan kombinasi tersebut pada saat itu juga.

Sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap ‘best
practice’ proses umum yang paling layak di tiru. Misalnya, bagaimana
proses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing) , penyusunan stok di gudang dan sebagainya.

Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari sistem ERP, maka industri kita juga haurs mengikuti ‘best practice process’ (proses
umum terbaik) yang berlaku. Disini banyak timbul masalah dan
tantangan bagi industri kita di Indonesia. Tantangannya misalnya,
bagaimana merubah proses kerja kita menjadi sesuai dengan proses
kerja yang dihendaki oleh sistem ERP, atau, merubah sistem ERP untuk
menyesuaikan proses kerja kita.

Proses penyesuaian itu sering disebut sebagai proses Implementasi.
Jika dalam kegiatan implementasi diperlukan perubahan proses kerja
yang cukup mendasar, maka perusahaan ini harus melakukan Business
Process Reengineering (BPR) yang dapat memakan waktu berbulan bulan.

Sebagai kesimpulan, sistem ERP adalah paket software yang sangat
dibutuhkan untuk mengelola sebuah industri secara efisien dan
produktif. Secara de facto, sistem ERP harus menyentuh segala aspek
sumber daya perusahaan yaitu dana, manusia, waktu, material dan
kapasitas. Untuk lebih meningkatkan kemapuan Sistem ERP perlu  ditambah modul CRM, SRM, PLM dan juga Project Management. Karena sistem ERP dirancang dengan suatu proses kerja ‘best practice’,
maka hal ini merupakan tantangan implementor ERP untuk melakukan
implementasi sistem ERP di suatu perusahaan.

Modul-modul Enterprise Resource Planning (ERP) Systems :

1. Item Master Management (IMM)
2. Bill Of Material (BOM)
3. Demand Management (DM)
4. Sales and Order Management (SOM)
5. Master Production Scheduling (MPS)
6. Material Requirements Planning (MRP)
7. Capacity Requirement Planning (CRP)
8. Inventory Mangement (INV)
9. Shop Floor Control (SFC)
10. Purchasing Management (PUR)
11. General Ledger (GL)
12. Account Payable (AP)
13. Account Receivable (AR)
14. Cost Control (CO)
15. Financial Reporting (FIR)  Costs of implementing an ERP system

OnGoing Annual Costs

Software. Ongoing software costs should include the annual customer
support agreement with the ERP software and vendor. This customer
support typically provides telephone assistance and software  upgrades and is typically priced around 15 percent to 20 percent of
the software price. Upgrades to system software releases will also
be required.

The upgrade path for new releases of the ERP software package is
critical. New releases contain enhancements for functionality and
bug fixes, and ensure the software runs on the latest technology
platform. From the user’s point of view, the upgrade path enables
the manufacturer to take advantage of hundred of man-years of
development efforts undertaken by the ERP software vendor (and other  technology vendors) with minimal investment. From the vendor point of view, it is much easier to support users on the latest releases.
However, user changes to source code and other user customizations
can make it very expensive or even impossible to upgrade. Additional
costs must then be incurred to ensure the customizations work with
the latest upgrade. As shown in the example estimates in figure 3.4,
a ratio of .25 has been used for total annual costs related to ERP
software.

A phased implementation approach may mean that additional software  must be purchased. A data collection system, for example, may be implemented as part of a second phase. Hardware. Ongoing hardware  costs will reflect new requirements specified by the ERP vendor to run the software.

External Assistance. External assistance should be used as part of a
continuous improvement program to effectively use an ERP system
application for running the company. Training and consulting can
focus on improved business processes, new or poorly used software
functionality, and training of new personnel. A phased  implementation approach requires additional assistance at each  phase. Additional customizations may be required, especially with  evolving user sophistication. As shown in the example estimates in  figure 3.4, a ratio of .1 to .2 could be used for total annual costs  related to external assistance.

Internal Personnel. The implementation project team does not
necessarily end its responsibilities at time of system cutover. A
phased implementation approach and continuous improvement efforts  will require ongoing time commitments. Employee turnover and job rotation will also require ongoing training efforts. The nature of
the ERP software package (and associated system software and
hardware) typically mandates the number and expertise of MIS
personnel needed for ongoing support. It may range from a part-time
clerical person (for administering a micro-based ERP package) to a
large group of MIS experts (for some mainframe ERP packages). As
shown in the example estimates in figure 3.4, a ratio of .1 to .2
could be used for total annual costs related to internal personnel.

*This concludes Part Three of a four-part article reprinted from
Maximizing Your ERP System by Dr. Scott Hamilton. Bridging the
theory and realities of current ERP systems, Maximizing Your ERP
System provides practical guidance for managing manufacturing in
various environments. Drawing on case studies from Dr. Hamilton’s
first-hand experience in consulting with more than a thousand firms,
it covers common problems and working solutions for how to  effectively implement and use ERP systems. The book can be ordered
on amazon.com. This excerpt on “Justification of ERP Investments” is
presented in four parts:

* Quantifiable benefits from an ERP system

* The intangible effects of ERP

* Costs of implementing an ERP system

* Replacing or re-implementing an ERP system

Reprinted with permission of McGraw-Hill.

About the Author

Dr. Scott Hamilton has specialized in information systems for
manufacturing and distribution for three decades as a consultant,
developer, user, and researcher. Scott has consulted for over a
thousand firms worldwide, conducted several hundred executive
seminars, and helped design several influential ERP packages. He
previously co-authored the APICS CIRM textbook on How Information
Systems Impact Organizational Strategy and recently authored
Managing Your Supply Chain Using Microsoft Navision. Dr. Hamilton is
currently working closely with Microsoft partners involved with
manufacturing and distribution, and can be reached at ScottHamiltonPhD@ aol.com or 612-963-1163.

3 Comments

  1. yogierickson said,

    kalo pelatihan tentang ERP ini ada gak yaa??kalo ada tolong kasih info Dong di mana?? makasih yaaa,,,salam.

  2. may said,

    ada gak ya buku panduan belajar erp??
    sekalian cara download gratis software erp?????????

  3. 2010 in review « Barakallah said,

    […] Aplikasi ERP July 20072 comments LikeBe the first to like this post. […]

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: